Belajar mengagihkan kerja

Lebih banyak kita mengagihkan tugas, lebih banyak masa yang kita ada bagi mengurus individu dan memperbaiki proses. Pastikan individu yang diagihkan itu mempunyai empat perkara berikut; STAR!.

S : Skill (kemahiran). Ia perlu mempunyai kemahiran dan keupayaan melakukan tugas. Mereka boleh jadi bukanlah betul-betul mahir. Apapun kita mungkin perlu memberikan lebih banyak masa berbanding kita sendiri melakukannya.

T : Time (tempoh). Individu itu perlu mempunyai masa yang mencukupi bagi menyiapkan tugasan pada kepatasan yang sesuai dengan kemahiran mereka. Pastikan tugasan ini perlu dilakukan seiring dengan kerja-kerja lain yang perlu mereka lakukan. Mereka mungkin tidak mahu mengaku mereka tidak mempunyai masa.Tanyakan soalan tebuka seperti bila kamu dapat melakukannya berbanding soalan tertutup iaitu kita mempunyai masa yang cukup bagi melakukannya, bukan?. Soalan ini bertujuan bagi memastikan tahap bebanan kerja mereka.

A : Authority (kuasa) : Pastikan orang lain tahu individu yang dilantik, diberi kuasa menyiapkan tugasan itu. Kita mungkin boleh memberitahu orang lain yang mereka perlu memberi individu itu maklumat dan sokongan ataupun kita mungkin perlu memberi individu itu kuasa untuk bertindak. Tanpa [engesahan kuasa, mungkin tugasan individu yang dilantik sukar disiapkan.

R : Responsibility (tanggungjawab). Selalunya inilah bahagian yang paling sukar. Kita mengagihkan kerja yang menjadi tanggungjawab kita, oleh itu kita perlu memastikan individu yang dilantik faham bahawa mereka bertanggungjawab bagi melaksanakan tugasan itu. Antara cara terbaik bagi memberi tanggungjawab adalah menyatakan dengan jelas kita juga mendapat nama atas kejayaan tugasan itu.

Sesungguhnya lebih banyak kerja yang kita dapat agihkan dengan betul, lebih banyak yang kita dapat siapkan. Oleh itu, belajarlah mencintai pengagihan kerja.

Wallahu a’lam.

Rus Slater

Teknik terhebat meledakkan potensi tersembunyi

2012