Minta arahan yang jelas

Bereskan kerja 2

Ramai orangg kadangkala kabur dalam memberikan arahan ataupun menerangkan apa yang mereka mahu. Pada permulaannya ia mungkin tidak memberikan masalah, namun ia mendorong pembaziran masa yang banyak . Sekiranya kita diminta melakukan sesuatu, pastikan kita 100 peratus pasti apa yang mereka perlukan.

1. Seboleh mungkin dapatkan arahan / permintaan bertulis. Tindakan menulis membuatkan orang yang memberi arahan itu berfikir lebih hati-hati dan cermat berkenan apa yang sebenarnya mereka mahukan. Ia juga mengelakkan perbezaan pendapat berkenaan apa yang dikatakan dan didengar kelak.

2. Sama ada bertulis ataupun lisan, cuba dapatkan permintaan yang terperinci. Contohnya : Jemput saya di pintu barat barat HSBC berbanding jemput saya di bank.

3. Lewat menyelesaikan tugas adalah tidak bagus. Kita perlu tahu tarikh akhir tugas itu perlu diselesaikan. Sekali lagi, dapatkan butiran terperinci seperti : Pada hari Jumaat, 5.30 ptg berbanding pada hari Jumaat, minggu ini ataupun secepat mungkin.

Sekiranya pengurus mahukan laporan jualan hingga bulan semasa tahun ini dipecahkan mengikut produk dan kawasan, juga rujukan silang oleh pihak jualan. Laporan diperlukan pada petang hari Jumaat 12 Julai.

Itu arahannya. Pada zahirnya Nampak jelas, dengan tarikh akhur khusus. Namun, adakah cukup butiran perihal bagaimana laporan perlu dihantar? Kita jangan mulakan tugas itu sehingga kita tahu butiran terperinci seperti berikut:

# Ia dalam bentuk draf ataupun lengkap?

# Adakah ia dalam format khusus seperti mengikut templat syarikat?

# Adakah ia perlu ditambah dengan gabungan daripada bentuk piawai syarikat lain?

Sekiranya orang yang memberi arahan tidak memberikan semua butiran penting ini, maka kita perlu bertanya. Jangan segan bertanya segala butiran ini. Cara terbaik memulakannya adalah mengulang pemahaman kita perihal arahan itu kepada orang yang memberikannya. Itu adalah cara yang dibuat oleh juruterbang!

Melakukan perkara yang betul pada kali pertama sentiasa lebih baik daripada perlu menyemak dan melakukannya semula.

Wallahu a’lam.

Rus Slater

2012